L'émargement numérique
de vos séances
Le formateur ouvre le créneau, les stagiaires confirment leur présence depuis leur compte, le formateur certifie la clôture. Une feuille de présence PDF, figée, versionnée et dotée d'une empreinte, rejoint le dossier de preuve de la session. Pour le présentiel comme pour la classe virtuelle.
Pourquoi
La feuille papier ne dit pas
ce qu'un auditeur veut savoir
Une signature griffonnée ne dit ni l'heure d'arrivée, ni l'heure de départ, ni qui a constaté la présence. Elle se perd, se scanne mal, et se retrouve à la main le jour de l'audit. Dans Geduk, l'émargement se fait là où vivent déjà les inscriptions, les séances et le suivi.
Créneau par créneau : chaque séance est découpée en créneaux, en général une demi-journée. L'émargement s'ouvre, se constate et se clôture sur chacun. Une classe de deux jours, c'est quatre feuilles, pas une signature en fin de stage.
Côté formateur
Un créneau,
de l'ouverture à la feuille
-
1
Ouvrir le créneau
Depuis son agenda, dans l'espace formateur, le formateur ouvre l'émargement quelques minutes avant l'heure. Tous les participants passent « en attente ». Deux formateurs peuvent émarger le même créneau depuis deux appareils : les écrans se mettent à jour d'eux-mêmes.
-
2
Recueillir les confirmations
Le formateur projette le QR de salle : chaque stagiaire le scanne et confirme sa présence depuis son compte, ou saisit le code court de six caractères, renouvelé automatiquement. Sans téléphone, la tournée fait passer l'appareil du formateur : chacun appuie sur son nom.
-
3
Poser les statuts
Présent, en retard, parti tôt, absent, excusé. Un retard ou un départ anticipé est horodaté au moment du clic : les heures de présence réelles de chaque stagiaire en découlent.
-
4
Clôturer et certifier
Le formateur relit le récapitulatif et certifie. Sa certification est enregistrée avec son compte, l'heure et l'adresse réseau, puis imprimée sur la feuille. La feuille PDF est générée, figée, et la classe compte comme suivie dans la progression du parcours.
Ce que contient la feuille
Une ligne par stagiaire,
un fait par colonne
| Stagiaire | Statut | Heures | Preuve de présence |
|---|---|---|---|
| Claire Marchand | présent | 3 h 30 | QR de salle · 09:04 |
| Amadou Diallo | retard arrivé 09:41 | 2 h 49 | code court · 09:43 |
| Thi-Lan Nguyen | parti tôt parti 11:15 | 2 h 15 | appareil du formateur · 09:06 |
| Julien Perrin | excusé | — | — |
| Créneau du jeudi 12 novembre, de 09:00 à 12:30 · la formatrice certifie l'exactitude de cette feuille à 12:34 | |||
Exemple fictif. La feuille imprime aussi les formateurs, le niveau de preuve demandé, l'effectif, l'adresse réseau de la certification, la mention de bas de page choisie par l'organisme, son numéro de version et son empreinte.
Ce que la feuille prouve
- Qui était là, créneau par créneau
- Les heures réelles de présence, avec l'heure d'un retard ou d'un départ anticipé
- Le canal et l'heure de chaque confirmation
- Qui a certifié la clôture, quand, depuis où
- Que la feuille n'a pas changé depuis : empreinte et versions
Ce qu'elle ne fait pas
- Pas de signature tracée au doigt aujourd'hui : c'est la confirmation depuis le compte qui fait foi
- Pas de lien personnel envoyé au stagiaire pour l'instant
- Pas de garantie sur les règles propres à chaque financeur : vérifiez-les
Autour de l'émargement
Les séances vivent
dans la session
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1
Planifier les séances
Depuis la fiche d'une session de parcours, un onglet Séances planifie les occurrences datées de chaque classe : créneaux, lieu ou lien de visio, formateurs, capacité, liste d'attente.
-
2
Affecter les stagiaires
L'administrateur affecte, le stagiaire choisit sa séance, ou l'affectation se fait automatiquement en gardant les groupes d'une classe à l'autre. Rappels et notifications partent d'eux-mêmes.
-
3
Retrouver la preuve
Le dossier de preuve de la session gagne une partie « Émargement des séances », avec les feuilles PDF de toutes les versions et les relevés en CSV. Les rapports reprennent le taux de présence, les retards et le temps prouvé.
Disponible sur app.geduk.fr : la fonctionnalité s'active dans les paramètres avancés du domaine, où se règlent aussi le niveau de preuve demandé, les canaux de confirmation et la mention de bas de feuille. L'administrateur peut aussi émarger depuis la fiche de session.
Questions fréquentes
L'émargement, en clair
Non. Il confirme sa présence depuis son propre compte, connecté, en scannant le QR de la salle ou en saisissant le code court, ou en appuyant sur son nom sur l'appareil du formateur. La feuille imprime le canal, l'heure et l'adresse réseau de chaque confirmation. La signature tracée au doigt n'est pas proposée aujourd'hui.
Le formateur fait la tournée : son appareil affiche la liste des participants, chacun appuie sur son nom pour confirmer. La feuille mentionne alors le canal « appareil du formateur ». Les deux canaux se combinent dans un même créneau.
Oui, en rouvrant le créneau dans la fenêtre réglée par l'organisme. La correction produit une nouvelle version de la feuille ; les précédentes restent consultables. Une feuille n'est jamais modifiée en silence.
Le formateur pose le statut au moment où il le constate : l'heure du clic devient l'heure d'arrivée ou de départ. Les heures de présence réelles de chaque stagiaire sont calculées à partir de ces horodatages, et reprises dans les rapports.
Elle documente la présence créneau par créneau, avec horodatage, certification du formateur et empreinte. Certains financeurs ont leurs propres exigences de forme ou de signature : vérifiez-les avant de remplacer vos feuilles papier.
La feuille de présence
se fait pendant la séance.
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