Le dossier de preuve
de vos sessions
Un bouton par session. Un PDF probant, conservé tel quel : présence horodatée, effectivité du suivi à distance, résultats de toutes les tentatives, corrections, satisfaction et attestations. Le volet traçabilité de votre audit qualité, prêt avant qu'on vous le demande.
Pourquoi maintenant
Le référentiel change
au 1er novembre 2026
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 remplace le référentiel national qualité de 2019 : 33 indicateurs au lieu de 32, et des critères renforcés sur l'adaptation, la mise en œuvre et l'amélioration continue. Sans disposition transitoire : c'est le texte en vigueur le jour de l'audit qui s'applique, quelles que soient les dates de vos sessions.
L'indicateur pivot est le 19 : « lorsque des modules pédagogiques sont réalisés à distance, le prestataire vérifie l'effectivité de leur suivi par les apprenants ». Le mot qui compte est effectivité, pas connexion. Un relevé de connexions prouve qu'une session a été ouverte, pas qu'elle a été suivie. C'est exactement cette différence que le dossier de preuve matérialise.
Ce que le dossier ne prouvera jamais, et que nous ne vous laisserons pas croire : une plateforme de formation ne sait rien de la qualification de vos formateurs, de votre veille légale et métier, ni de l'information du public sur vos tarifs et délais. Le dossier de preuve est le volet traçabilité de votre dossier d'audit. Il en est une pièce solide ; il n'en est pas la totalité.
Ce que contient le dossier
Neuf parties, organisées
par nature de preuve
Le PDF est accompagné d'une archive d'annexes : six fichiers CSV exploitables dans Excel, les attestations en PDF et les données collectées. Les parties 4, 5 et 6 sont le cœur du dossier : ce sont elles qui répondent à l'exigence d'effectivité.
- Page de gardeOrganisme, session, période, date et auteur de la génération, version du référentiel appliquée, empreintes SHA-256 des annexes et des données.
- Fiche de sessionIntitulé, objectifs, modalité, dates, formateurs, lieu ou URL d'accès, programme et numéros de version des modules.
- SynthèseInscrits, ayant démarré, ayant terminé, absents déclarés, temps mesuré, taux de réussite. Les chiffres que l'auditeur lit en premier.
- Relevé de présencePar apprenant et par date : chaque ouverture du lecteur, sa durée lorsqu'elle est connue, la mention « non clôturée » sinon. La feuille d'émargement du distanciel.
- Fiche individuelle d'effectivitéUne page par apprenant : progression module par module, dates de démarrage et d'achèvement, temps passé, et ce qui a été produit. La page qui répond à l'indicateur 19.
- Résultats d'évaluationPositionnement d'entrée, évaluations intermédiaires, évaluation finale. Toutes les tentatives, pas seulement la dernière. Corrections d'examinateur avec leur auteur et leur date.
- SatisfactionRéponses aux enquêtes rattachées à la session, et évaluation des contenus laissée par les apprenants sur les modules.
- Attestations délivréesListe avec date d'émission ; les documents eux-mêmes sont joints en annexe.
- MéthodologieComment le temps de présence est calculé, quelles connexions ont été exclues et pourquoi, quelles données sont absentes. Le dossier dit ce qu'il ne sait pas.
Le point difficile
Un chiffre faux est pire
que pas de chiffre
Navigateur fermé brutalement, coupure réseau, onglet tué : certaines connexions n'ont jamais de fin enregistrée. Un calcul naïf produirait une durée nulle ou absurde. Sur un document d'audit, ni l'un ni l'autre n'est acceptable.
La règle retenue tient en une phrase : présence et durée sont deux faits distincts. Une connexion non clôturée prouve que l'apprenant a ouvert le module, à une date et une heure horodatées. Ce qu'on ignore, c'est combien de temps il y est resté. Le dossier montre donc la connexion, la marque comme non clôturée, et l'exclut du calcul de durée. Rien n'est caché, rien n'est inventé.
| Date | Module | Ouverture | Fermeture | Durée | Statut |
|---|---|---|---|---|---|
| 12/06/2026 | Positionnement d'entrée | 09:02 | 09:31 | 29 min | clôturée |
| 13/06/2026 | Module 1 — Réception | 14:10 | — | — | non clôturée |
| 14/06/2026 | Module 1 — Réception | 08:45 | 09:52 | 1 h 07 min | clôturée |
| 17/06/2026 | Évaluation finale | 10:20 | 10:58 | 38 min | clôturée |
| 4 connexions, dont 1 non clôturée — temps mesuré : 2 h 14 min | |||||
Extrait de la partie 4 d'un dossier. La synthèse indique en plus la part des connexions non mesurables : c'est un indicateur de la qualité de la donnée elle-même, et le dossier le dit plutôt que de le masquer.
Les deux faits n'ont pas besoin d'être réconciliés. Un apprenant dont toutes les connexions sont non clôturées mais qui a terminé ses modules avec 80 % de réussite reste parfaitement traçable : c'est sa fiche individuelle qui le prouve, avec ses réponses enregistrées et ses scores, pas le relevé de présence.
Ce qui rend le document probant
Trois choix de conception
-
1
Le PDF conservé est l'instantané
Rien n'est régénéré en place. Un dossier reconstruit deux ans plus tard décrirait la formation telle qu'elle est aujourd'hui, pas telle qu'elle a eu lieu. Une correction produit une nouvelle version ; l'ancienne est conservée, et l'auditeur voit qu'une correction a eu lieu. C'est plus solide qu'un document qui aurait changé en silence.
-
2
Aucun numéro d'indicateur codé en dur
Le référentiel vient de changer et changera encore. Le document est organisé par nature de preuve, et les numéros d'indicateurs proviennent d'une table de correspondance que vous réglez vous-même, livrée avec une valeur par défaut. Une révision du texte se règle en cinq minutes, sans attendre une mise à jour du logiciel.
-
3
Des traces qu'on ne peut plus supprimer
Sur un domaine où le dossier de preuve est activé, la suppression des traces de suivi peut être verrouillée. Chaque tentative d'un apprenant est conservée, jamais écrasée, avec la version du module joué et la date de sa dernière écriture : un résultat modifié après la fin de session devient visible de lui-même.
Ce que le dossier prouve
- Présence horodatée, connexion par connexion
- Effectivité du suivi : progression, productions, réponses
- Résultats de chaque tentative, seuil de réussite, statut
- Corrections d'examinateur, avec auteur et date
- Version du module réellement suivie par chaque apprenant
- Satisfaction et évaluation des contenus
- Attestations délivrées, documents joints
Ce qui relève d'autres pièces
- Qualification et formation des intervenants
- Veille légale, réglementaire et métier
- Information du public : tarifs, délais, accessibilité
- Analyse des besoins et conception de l'offre
- Obligations propres à l'apprentissage
Côté utilisateur
Trois clics, une fois par session
-
1
Activez la fonctionnalité sur votre domaine
Dans les paramètres avancés : nom de l'organisme imprimé sur le dossier, version du référentiel, seuil au-delà duquel une durée est jugée aberrante, verrouillage des traces, et la table de correspondance avec les indicateurs.
-
2
Ouvrez la session terminée et générez
Depuis la fiche de la session, l'action « Dossier de preuve » liste les versions déjà produites et en génère une nouvelle en quelques secondes. Le nombre d'apprenants du dossier est contrôlé contre les inscriptions : un dossier incomplet est refusé plutôt que produit.
-
3
Téléchargez, conservez, transmettez
Le PDF et son archive d'annexes se téléchargent avec leurs empreintes SHA-256, affichées et vérifiables. Vous les archivez tels quels ; le jour de l'audit, ils sont déjà prêts.
Inclus dans toutes les formules, SaaS comme dédié, sans option payante. Un organisme de formation qui choisit Geduk pour ses sessions à distance a le volet traçabilité de son audit en même temps que sa plateforme.
Questions fréquentes
Le dossier de preuve, en clair
Non, et il ne faut pas le laisser croire. C'est le volet traçabilité de votre dossier d'audit : il documente ce qu'une plateforme peut prouver, présence, effectivité du suivi à distance, résultats, corrections, satisfaction et attestations. La qualification des formateurs, la veille, l'information du public ou les obligations propres à l'apprentissage relèvent d'autres pièces. Le PDF le rappelle sur sa page de garde.
Que le prestataire vérifie l'effectivité du suivi par les apprenants. Le texte nomme les éléments de preuve attendus : traces de connexion, temps passé, quiz de validation, attestations de suivi, rapports de progression. Il ne suffit plus de mettre des ressources à disposition, il faut démontrer qu'elles ont été suivies. Ce sont les parties 4, 5, 6 et 8 du dossier.
Chaque ouverture du lecteur est horodatée. Quand la fermeture a été enregistrée et que la durée est plausible, elle entre dans le temps mesuré. Quand le navigateur a été fermé brutalement, la connexion apparaît au relevé avec la mention « non clôturée », sans durée, et elle est exclue du total. Le dossier indique la part des connexions non mesurables. Rien n'est caché, rien n'est inventé.
Oui. Le PDF et ses annexes sont conservés tels quels et ne sont jamais régénérés en place. Chaque tentative porte en outre le numéro de version du module réellement joué : deux apprenants ayant suivi deux versions différentes du même module affichent chacun la leur. Une correction ultérieure produit une nouvelle version du dossier, l'ancienne est conservée.
Ils proviennent d'une table de correspondance que vous configurez, livrée avec une valeur par défaut alignée sur le référentiel en vigueur au 1er novembre 2026. Le document est organisé par nature de preuve, si bien qu'une révision du référentiel se règle sans mise à jour du logiciel. Nous vous recommandons de confronter la table au texte publié au Journal officiel avant votre premier audit.
Aucune trace de suivi à distance n'est attendue : le dossier documente les inscriptions, les absences déclarées, la satisfaction et les attestations, et le signale dans sa partie méthodologie. La feuille d'émargement reste le justificatif du présentiel. Pour les formations mixtes, les deux se complètent.
Le jour de l'audit,
le dossier existe déjà.
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Sans installation, sans carte bancaire, sans engagement.
Inclus dans toutes les formules · Hébergement France · Support humain
Qualiopi est une marque de l'État français. Geduk n'est pas un organisme certificateur et ne délivre aucune certification. Les références au référentiel national qualité décrivent le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 à la date de publication de cette page ; vérifiez le texte en vigueur auprès des sources officielles avant votre audit.